Společnost Canon zveřejnila výsledky průzkumu, jenž provedla na reprezentativním vzorku firem v České republice, Polsku a Maďarsku, které kromě digitalizace zkoumaly i zabezpečení kancelářských procesů, uchovávání a likvidaci dokumentů.
Z šetření vyplynulo, že Češi, Maďaři i Poláci si uvědomují nutnost reagovat na změnu způsobu práce z posledních let a potřebu postupně přesouvat část procesů do cloudu. Každý národ se ale s digitální transformací vypořádává trochu jinak.
„Polské podniky aktuálně kladou největší důraz na zavedení elektronických formulářů namísto papírových, na automatické vytěžování faktur nebo digitalizaci firemního archivu,“ říká Eva Kučmášová, šéfka komunikace Canonu ve střední Evropě.
Češi podle ní zase vykazují největší nadšení pro hybridní způsob práce, na desetibodové škále mají téměř 9 bodů, zatímco Poláci 7,5 bodu.
Papír stále vítězí
Canon se rovněž ptal, jak firmy nakládají s pracovními dokumenty. Výsledky jsou podle odborníků z pohledu digitalizace tristní: 81 % Poláků odpovědělo, že důležité dokumenty jsou stále uchovávány v papírové podobě v pořadačích. V Česku stejně odpovědělo 77 % dotázaných a v Maďarsku 50 %.
Tomu odpovídá i využívání cloudových technologií – nejoblíbenější je ukládání dokumentů na cloudu u Maďarů (11 %), druzí jsou Češi (9 %) a třetí Poláci (7 %). Vzhledem k možnostem dnešních cloudů, na kterých lze dokumenty přehledně řadit, snadno vyhledávat a uchovávat pod silným zabezpečením, jde o překvapivě nízká čísla.
Navíc v České republice je podle průzkumu stále zhruba pětina firem, kde jsou pracovní dokumenty ukládány do šanonů na neurčitě dlouhou dobu, takže nikdo už nesleduje další život dokumentu.
A pokud by si fakturu nebo smlouvu někdo odnesl domů – což je dle průzkumu v tuzemsku bez souhlasu nadřízeného možné u každé třetí společnosti – hrozí ztráta a zneužití citlivých informací.
Skartovačka vs. koš
Co se týče likvidace nepotřebných papírových dokumentů, 78 % Poláků a 82 % Čechů je nejčastěji skartují. V Česku však na rozdíl od Polska každý desátý dokument končí v obyčejném koši.
Z hlediska zabezpečení jsou na tom nejhůře Maďaři – celých 52 % dotazovaných v této zemi tvrdí, že dokumenty hází prostě do koše, a skartovačku používá jen jeden ze tří maďarských podniků.
Srovnání tří středoevropských průzkumů ukazuje společný zájem Čechů, Poláků i Maďarů o témata spojená s digitální transformací. „Firmy chtějí digitalizovat a my jako výrobci jim pomáháme poskytováním technologií, které odpovídají potřebám jejich kanceláří,“ říká Kučmášová.
„Výsledky průzkumů ale ukazují, že máme před sebou ještě dlouhou cestu s mnoha výzvami. Nutně potřebujeme například zvýšit povědomí o bezpečnosti cloudového softwaru,“ uzavírá.
Zdroj: Canon
